+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Электронный кадровый документооборот в организации

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Специфика электронного документооборота ЭД для бухгалтерских, финансовых и кадровых процессов — большее количество требований по юридически обязывающим действиям, чем в других сферах. В России многие сложности ведения электронного кадрового документооборота связаны с несовершенством законодательства в этой сфере, и с тем, что большинство документов должны быть завизированы либо с помощью физической, либо с помощью электронной подписи. Наверное, не нужно объяснять, насколько упростило бы жизнь многим территориально распределенным организациям активное использование электронной подписи и насколько снизились бы расходы на поддержание физического документооборота. Уже существуют необходимые технологии и законодательство, регулирующее ЭД в этой сфере. Каждый субъект права а это в конечном счете — всегда физическое лицо должен оперативно и недорого получить свой электронный цифровой датчик, с помощью которого он сможет ставить электронную подпись.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Он позволяет работодателям самостоятельно пройти предварительную проверку соблюдения требований трудового законодательства.

Электронный кадровый документооборот: настоящее и будущее

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии. Приказ о переходе на электронный документооборот. Положение об электронном документообороте. Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика.

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись? Как организовать электронный документооборот в кадровой службе? Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели? Юридический электронный документооборот в компании.

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:. Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:. А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:. Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании.

Система должна позволять:. С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании. На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе. Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:. Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты.

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд бухгалтерского и налогового учета с элементами кадрового документооборота. Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота.

Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами. Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально.

Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения.

При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании. Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота. Многое зависит от таких нюансов, как:. Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись. Учитывая степень важности кадровых документов в том числе при решении трудовых споров , при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись УКЭП.

Применение иных видов электронной подписи простой или усиленной неквалифицированной может повлечь признание локальных актов компании недействительными. В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания , а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме. На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи ст. Подробности узнайте в этом материале. Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Подробнее об этом см. В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению приказ от Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет дистанционно. Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании.

Такая система позволяет:. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб финансовой, технической, юридической и иных.

В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор. Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов.

Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне от контрагентов. Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями.

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:. Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста исполнителя , но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса. Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект.

Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте положении, инструкции. Подписывайтесь на новости. Подписаться ОК. Присоединяйтесь к нам в соц. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии Приказ о переходе на электронный документооборот Положение об электронном документообороте Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Анализ существующей системы работы с документами Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как: удобный механизм поиска; оперативный контроль на всех этапах работы с документом; возможность санкционированного редактирования и согласования.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота.

Система как минимум должна обеспечивать: входной и выходной регистрационный контроль документов; перевод бумажных документов в электронный вид их сканирование и распознавание ; обмен документами между структурными единицами компании; классификацию документов по группам; оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту; создание резервных и архивных копий; возможность управления правами доступа; решение иных задач. Этап 3. Разработка регламента работы системы В регламенте: закрепляются основные правила работы системы; определяется список документов, участвующих в электронном документообороте; утверждаются их шаблоны и форматы; описывается технология перевода бумажных документов в электронные; детализируются правила доступа к документам; расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Приказ о переходе на электронный документооборот Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором: указывается дата начала работы системы; закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации регламентов, инструкций, правил ; утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе; детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников; расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот выдержка : C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее. Для этого нужно обеспечить п. Разграничить кадровые документы Кадровые документы делят на две группы: Формируемые в электронном виде.

Создаваемые исключительно на бумаге. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте.

Про электронные трудовые книжки разговоры на законодательном уровне ведутся не первый год. Юридический электронный документооборот в компании Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно. Такая система позволяет: 1. Эффективно работать с претензиями и исками Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы: все исходные документы своевременно попадали исполнителю; шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование; была реализована возможность внесения корректировок; все этапы работы с документом можно было проследить; отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать: когда запрос получен исполнителем; сколько есть времени на его исполнение; дату отправки готового ответа. Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Кадровый документооборот: какие нововведения ожидаются в 2020 году?

Как известно, кадры решают все. А можем ли мы решить все вопросы, связанные с кадровой документацией, с помощью ЭДО? Использование электронных документов далее — ЭД в кадровом документообороте — один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ. С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях. К таковым относятся и отношения между работодателем и работником. Рассмотрим, какие привилегии и ограничения имеют обе стороны трудовых отношений в случае использования ими ЭД.

Электронный документооборот в организации

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии.

Правила его проведения регламентированы Приказом от В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя. Среди их задач было:. По информации Минтруда от Вот на какие проблемы указал бизнес:. Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы. Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде.

В году в Трудовом кодексе РФ появилась глава, посвящённая дистанционным работникам, в которой определяются трудовые отношения с сотрудниками, работающими удалённо.

Курс государства на цифровизацию затрагивает многие сферы. Перевод кадровых документов в электронный вид — уже вопрос времени. Перемены коснутся не только трудовых книжек и трудовых договоров, но и в целом всего юридически значимого документооборота.

Электронный кадровый документооборот: возможности, ограничения и перспективы

В настоящее время оптимизация и автоматизация процессов во всех отраслях экономики является одной из наиболее обсуждаемых в экспертном сообществе тем. Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей. Это значит, что в ближайшем будущем должна появиться законодательная база, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде.

Тайский Сергей Алексеевич Тайский Ответил 11 октября в 20:40 У отца в огороде полиция срезала 145 кустов конопли, он ее не продавал, а употреблял. Примеры и виды наших юридических услуг: консультации по гражданскому праву: долговые обязательства, кредиты, семейное право - развод, раздел имущества, алименты, прочее - пенсия, налоги, наследство и так далее; консультации по административному праву: административное рассмотрение ДТП, прописка, регистрация и тому подобное; консультации по уголовному праву: мошенничество, предварительное расследование - обвинение по различным статьям УК РФ, меры пресечения, судебное рассмотрение дел - приговор, освобождение от наказания, УДО и т.

Порядок вступления в наследство на дом Как составить предварительный договор купли-продажи квартиры.

Электронный кадровый документооборот: как и куда движемся?

Желаю успехов в решении ваших вопросов, грамотной вам помощи. Многие сейчас нуждаются в правовой помощи. Ее сейчас могут оказывать юристы, адвокаты или нотариусы. Однако с развитием современных технологий для того чтобы получить совет от юриста сегодня не обязательно выходить из дома. Сейчас для уверенных пользователей компьютеров доступна консультация юриста по интернету бесплатно. Преимуществом такого вида сотрудничества является то, что пообщаться со специалистом можно в рамках любой сферы законодательства.

Минтруд готовит очередной эксперимент по электронному документообороту

Board Mobile IBPRO Русский (RU) Русский (RU) English (USA) Отметить все сообщения прочитанными Форумы Пользователи Отметить все как прочтенное Помощь Система для сообществ IP. Автор: Svetloyarov 05 янв 2018 Гражданские отношения Здесь обсуждаются все вопросы, связанные с гражданскими отношениями: купля-продажа, мена, дарение, наследование, вопросы по авторским правам. Автор: Haddyk 12 авг 2018.

Перевод кадровых документов в электронный вид — уже вопрос разных организаций, как государственных, так и коммерческих.

Электронный кадровый документооборот: все про эксперимент

Зарплата у меня и мужа в сумме составляет 1300 бел. С 1984 года был в браке, имею двоих совершеннолетних детей - сына и дочь. В 2003 году приобрел квартиру на свое имя.

«Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид?

Выбранный военный юрист выручит из самых сложных ситуаций. После создания заявки исполнителю будет доступен ваш номер телефона, и он вам перезвонит. Обращаясь к консультанту, военному юристу, зарегистрированному на сайте Юду, вы получаете качественные услуги в сфере права с выездом по указанному адресу.

Военный юрист быстро к вам приедет и найдет решение даже в самой сложной ситуации.

Следить за выполнением этого закона будет Нацсовет по телевидению и радиовещанию. Отметил, что этот вопрос должен проясниться после встречи в Нормандским формате.

Я все ждала ответа. Сегодня приехала в отдел кадров и мне сказали что эту вакансию отдали другому работнику,уже работающему в этой системе,только на другой должности. Теперь я без работы и денег. Возможно что-то доказать, если есть письменные подтверждения того, что вам официально предложили должность.

Если полученная информация является положительной, то Вы сделали правильный выбор в пользу конкретного юриста. Если перечисленные способы не подходят, то просто оставьте заявку в форме обратной связи и наш профессионал свяжется с Вами самостоятельно. Консультация военного юриста - отличный шанс изменить свое отношение к имеющимся правам и возможностям. Получите грамотную помощь юриста по военным делам и убедитесь, что Ваш правовой вопрос будет решен в короткие сроки с учетом всех норм действующего Законодательства.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Христина

    Браво, какие нужные слова..., замечательная мысль

  2. Порфирий

    Спасибо. То, что нужно ))

  3. barsagold

    Замечательно, полезная мысль

  4. netppalobi

    Я считаю, что Вы не правы. Могу это доказать. Пишите мне в PM, обсудим.

  5. Лукерья

    Вы сами придумали такой бесподобный ответ?